چرا بسیاری از پروژههای فناوری اطلاعات شکست میخورند؟
چرا بسیاری از پروژههای فناوری اطلاعات شکست میخورند؟ چند سال قبل در یکی از پروژههای فناوری اطلاعات، مجموعهای را دیدم که برای حل یک مشکل سازمانی، تصمیم به خرید و پیادهسازی یک سامانه جدید گرفته بود. فرآیند انتخاب محصول با دقت انجام شده بود، قرارداد با پیمانکار منعقد شده بود و هزینه قابل توجهی برای […]
چرا بسیاری از پروژههای فناوری اطلاعات شکست میخورند؟
چند سال قبل در یکی از پروژههای فناوری اطلاعات، مجموعهای را دیدم که برای حل یک مشکل سازمانی، تصمیم به خرید و پیادهسازی یک سامانه جدید گرفته بود.
فرآیند انتخاب محصول با دقت انجام شده بود، قرارداد با پیمانکار منعقد شده بود و هزینه قابل توجهی برای اجرا صرف شده بود.
اما پس از گذشت مدتی، نتیجه آن چیزی نبود که انتظار میرفت.
سامانه راهاندازی شده بود، اما بسیاری از مشکلات قبلی همچنان وجود داشت.
کارکنان همچنان همان روشهای گذشته را دنبال میکردند، اطلاعات به شکل کامل وارد سیستم نمیشد و مدیران نیز به خروجیهای سامانه اعتماد کافی نداشتند.
در نگاه اول ممکن بود تصور شود مشکل از نرمافزار است؛ اما بررسی دقیقتر نشان داد مسئله اصلی جای دیگری است.
بسیاری از پروژههای فناوری اطلاعات نه به دلیل ضعف فناوری، بلکه به دلیل نبود نگاه صحیح به مسئله سازمان شکست میخورند.
پروژه فناوری اطلاعات فقط یک پروژه فنی نیست
یکی از اشتباهات رایج سازمانها این است که پروژههای فناوری را صرفاً پروژههای فنی میدانند.
در حالی که هر پروژه فناوری اطلاعات، همزمان با چند حوزه در ارتباط است:
- فرآیندهای سازمانی
- منابع انسانی
- مدیریت تغییر
- اهداف کسبوکار
- امنیت
- دادهها
بنابراین موفقیت یک پروژه فناوری فقط با نصب موفق یک نرمافزار یا راهاندازی یک زیرساخت مشخص نمیشود.
سؤال اصلی این است:
آیا این فناوری توانسته مسئله واقعی سازمان را حل کند؟
دلایل اصلی شکست پروژههای فناوری اطلاعات
۱. شروع پروژه بدون شناخت دقیق مسئله
یکی از رایجترین اشتباهات این است که سازمان ابتدا به سراغ راهکار میرود و بعد تلاش میکند مسئلهای برای آن پیدا کند.
برای مثال:
- خرید یک نرمافزار ERP بدون تحلیل فرآیندها
- راهاندازی داشبورد مدیریتی بدون توجه به کیفیت دادهها
- خرید تجهیزات جدید بدون بررسی نیاز واقعی
در حالی که مسیر درست باید این باشد:
شناخت مسئله → تحلیل فرآیند → طراحی راهکار → انتخاب فناوری
۲. نبود حمایت واقعی مدیران ارشد
بسیاری از پروژههای فناوری در ظاهر پروژه واحد IT هستند، اما در واقع بر کل سازمان اثر میگذارند.
اگر مدیران ارشد:
- اهمیت پروژه را درک نکنند،
- منابع لازم را اختصاص ندهند،
- در برابر تغییر مقاومت ایجاد شود،
حتی بهترین فناوریها نیز نمیتوانند موفق شوند.
تحول فناوری بدون همراهی مدیریت، معمولاً به یک پروژه نیمهتمام تبدیل میشود.
۳. بیتوجهی به فرآیندهای سازمانی
یکی از اشتباهات رایج این است که سازمان تلاش میکند فرآیندهای قدیمی را فقط به شکل دیجیتال اجرا کند.
اما دیجیتال کردن یک فرآیند ناکارآمد، آن را کارآمد نمیکند.
قبل از اجرای فناوری باید پرسید:
- آیا این فرآیند هنوز ضروری است؟
- آیا میتوان آن را سادهتر کرد؟
- آیا مراحل اضافی حذف شدهاند؟
- آیا مسئولیتها مشخص هستند؟
گاهی اصلاح یک فرآیند ساده، ارزش بیشتری از خرید یک فناوری پیچیده ایجاد میکند.
۴. نادیده گرفتن کاربران
کاربران نهایی یکی از مهمترین عوامل موفقیت یا شکست پروژه هستند.
گاهی یک سامانه از نظر فنی کاملاً درست طراحی شده است، اما کاربران:
- آموزش کافی ندیدهاند،
- دلیل تغییر را نمیدانند،
- روش قبلی را راحتتر میدانند.
در چنین شرایطی، مقاومت کاربران طبیعی است.
مدیریت تغییر باید از ابتدای پروژه مورد توجه قرار گیرد، نه زمانی که مشکل ایجاد شده است.
۵. نبود معماری و نگاه بلندمدت
گاهی سازمانها پروژهها را به صورت جداگانه اجرا میکنند:
امروز یک سامانه،
فردا یک نرمافزار دیگر،
ماه بعد یک زیرساخت جدید.
اما سؤال مهم این است:
آیا این اجزا در آینده میتوانند با هم کار کنند؟
نبود معماری مناسب باعث ایجاد جزیرههای فناوری میشود؛ مجموعهای از سیستمها که هر کدام به تنهایی کار میکنند، اما ارتباط مؤثری با یکدیگر ندارند.
۶. تعریف نکردن معیار موفقیت
یکی از مشکلات مهم پروژهها این است که از ابتدا مشخص نمیشود موفقیت چگونه اندازهگیری خواهد شد.
برای مثال:
آیا موفقیت یک سامانه یعنی فقط نصب شدن آن؟
یا باید:
- زمان انجام فرآیند کاهش یابد؟
- هزینهها کم شود؟
- رضایت کاربران افزایش یابد؟
- کیفیت تصمیمگیری بهتر شود؟
پروژهای که معیار موفقیت مشخص ندارد، در پایان نیز ارزیابی دقیقی نخواهد داشت.
تجربهای از پروژههای فناوری
در سالهای فعالیت در حوزه فناوری اطلاعات، بارها مشاهده کردهام که تفاوت میان یک پروژه موفق و ناموفق، الزاماً در نوع فناوری انتخابشده نیست.
گاهی دو سازمان از یک فناوری مشابه استفاده میکنند؛ اما یکی موفق میشود و دیگری خیر.
تفاوت اصلی معمولاً در این موارد است:
- شناخت درست مسئله
- برنامهریزی مناسب
- مشارکت مدیران
- همراهی کاربران
- مدیریت تغییر
فناوری ابزار است؛ اما این مدیریت است که تعیین میکند این ابزار چگونه مورد استفاده قرار گیرد.
چگونه احتمال موفقیت پروژههای فناوری را افزایش دهیم؟
برای افزایش موفقیت پروژهها باید:
قبل از شروع:
- مسئله را دقیق تعریف کنیم.
- ذینفعان را شناسایی کنیم.
- اهداف مشخص داشته باشیم.
هنگام اجرا:
- ارتباط مستمر با کاربران داشته باشیم.
- تغییرات را مدیریت کنیم.
- ریسکها را پایش کنیم.
پس از اجرا:
- نتایج را اندازهگیری کنیم.
- بازخورد بگیریم.
- بهبود مستمر ایجاد کنیم.
نگاه اجرایی
یکی از مهمترین درسهایی که از تجربه پروژههای فناوری میتوان گرفت این است که:
فناوری به تنهایی تحول ایجاد نمیکند.
تحول زمانی اتفاق میافتد که فناوری در کنار:
- تفکر مدیریتی،
- فرآیندهای درست،
- نیروی انسانی توانمند،
قرار گیرد.
جمعبندی
پروژههای فناوری اطلاعات زمانی موفق میشوند که سازمان قبل از انتخاب فناوری، مسئله خود را به درستی بشناسد.
خرید یک نرمافزار یا تجهیز جدید، پایان مسیر نیست؛ آغاز یک تغییر سازمانی است.
سازمانهایی که فناوری را صرفاً به عنوان یک ابزار فنی میبینند، معمولاً هزینه تغییر را پرداخت میکنند.
اما سازمانهایی که فناوری را در خدمت اهداف راهبردی خود قرار میدهند، میتوانند از آن به عنوان یک مزیت رقابتی استفاده کنند.
موفقیت پروژه فناوری از روزی شروع میشود که سازمان به جای پرسیدن «چه فناوری بخریم؟» ابتدا بپرسد «چه مسئلهای را میخواهیم حل کنیم؟»
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاهتان را بنویسید